focus..multitask..

bayangkan situasi ini.

anda sedang scan document di mesin copier,
habis mukasurat terakhir, telefon berbunyi, anda perlu angkat,
sambil menjawab telefon, sambil 'retrieve' document yang di scan tadi, dan tiba2 dtg despatch untuk ambil cek, telefon dikepit di leher, tgn mencari cek dan memberi arahan 'bisu' kerana sedang bercakap di talian..

itulah aku setiap hari... belum campur kalau loceng pintu bunyi..dan masa yg sama telefon berdering..(semua org lain dlm opis ni rela dgr bunyik phone dr tolong angkat phone)

atau tgh2 buat keje...org nk pinjam PC plak sbb PC yg ada program Adobe & Auto CAD hanyalah PC aku...

sehari, purata email kerja yg aku terima adalah 30-35 email..bab kerja sahaja...bab kekawan lain la..nk proses email dr pagi sampai ke petang..

nnt jap lagi.. vendor plak call tanya PO mana, Invoice da terima ke belum..cek da ready?..

ehh jap..jap..aku nk ckp pasal multitask n org yg hanya focus 1 kerja..
aku adalah document controller (if tak tau sila google maksudnya) bukan tukang jaga segala kertas yg ada dlm opis termasuk kertas tandas tau..

at tis moment comp ni ada 7 (tujuh) projek..dan kesemuanya aku ada DCCnya..
contact point bagi semua document project.
masalahnya dgn kerja harian aku yg kekadang ..(bukan kekadang mmg hakikatnya) x fokus kemana-mana...manalah aku nk fokus kt project documentation jer..

jadinya keje aku deal dgn memacam jenis org..
vendor la terutamanya..
bila deal dgn doc controller client mahupun vendor..aku ni dicap x profesional sbb x focus..
aku nk je suh dorang tuh dtg sini tgk keadaan aku..

dorang tu jadi document controller tuk 1 project sahaja ..mmg la sepatutnya begini..tp dlm company cinonet camni...
kena handle semua projek yg ada..if ada 20 sekalipun..selagi aku x pengsan atau dihempap dokumen..selagi itulah aku handle sorang..

DCC comp lain..aku submit document (thru email) dlm masa 5 minit da leh return acknowledgement..
aku?? errmmm sejam dua la namanya..
DCC lain leh cek setiap line yg aku type..pernah yer email balik kt aku n cc GM sbb aku tersilap type no..sepatutnya 3256 tp aku type 3265..suruh aku betulkan n email dia balik...kesalahan ni dia detect dlm 7 minit selepas aku email submission.. pastu lepas sejam aku x reply kan..dia hantar lagi email..adehla...aku ni submission jer sehari da baper banyak.. sume pun urgent
takde yg x urgent...

1 submission bukan setakat attach n email sahaja yer kekawan..
aku kena siapkan cover page tuk document2 itu..setiap satunya..
dlm cover page memacam jenis nombor yg perlu aku masukkan mengikut spesifikasi projek tersebut...

sure ada yg kata apa la susahnya.. YA mmg tak susah kalau ko buat keje org x kacau..
ni phone bunyik, loceng pintu bunyik, kertas habisla, nk pinjam pc la.. nk suh call despatch hantar document la.. suh call courier la.. nk tanya soklan bodoh la...esp bab scan..aku da ajar sorang min 3 kali rasanya.. ada ni engineer ni kagum mesin fotostat leh copy double sided...ngaper bengap sangat..nak kata br lahir..dia da awal 10 thn dr aku..

setelah aku siapkan cover tu.. aku akan print sbb ikut requirement ISO kena ada sign atas cover..maka mencarikla aku org yg patut sign document2 tersebut..

da siap sign aku kena scan plak sbb nk email...
da scan nk retrieve sistem retrive mmg lembab..
barulah aku siapkan transmittal (ala2 cover letter) dan emailkan submission tersebut..
da submit aku kena update plak schedule ...

katakan client perlukan hardcopy maka aku kena la copy..
ada yg nk 2 copy 5 copy..dan latest 10 copy!!!

da copy, if benda tu drawing dlm saiz A3...aku kena lipat jdkan saiz A4.
if ada 5 drawing setiap satu 3 page minimum...dikali 10 copies...dikali kena lipat..
mak aihh..tu mmg la keje DCC... tp diselikan dgn acara selingan yg pelbagai..
meriah duniaku..

katakan hanya 1 project ada submission dlm hari ni..senang sket keje aku..i mean kurang sedikit...
tapi bila ketujuh-tujuh ada submission (belum pernah la) aku rasa aku trus balik rumah...
so far paling banyak 4 project sekali... 1 project ada purata 5-8 document yg puratanya kena buat 3-5 copies...

silala kira guna kalkulator... :P

aku bukan DCC disini... aku adalah MISCELLANEOUS OFFICER...

DCC comp lain...hanya fokus 1 projek n langut pc tggu bila ada document nk masuk...errmm aku terpikir gak sementara tggu tu..dia buat apa? baca paper, hisap rokok, borak hal politik dgn colleagues lain kot... bahagianya mereka....

tetapi..
aku suka keje sini.. best la environment..fully utilise la 8 jam kerja aku ni...

cuma kekadang org luar x faham kenapa aku x leh reply email dorang dlm 5 minit selepas dorang tekan butang send..
da tu siap2 nk komplen kt GM..
ada yg siap call tanya " eh u x terima ke email i" lepas 5 minit email tu sampai..
kekadang aku cuba gak la...
kalau ikutkan sume org akan kata submission/ task dorang urgent..

ikut hati aku ni da all rounder dlm opis..nk jer carik keje lain yg mmg fokus kt satu benda jer..
tp aku nampak potensi comp ni...
aku masuk hr tu cuma ada 7 je staff..skang da ada 10..
bakal pindah ke ofis yg besar sket sbb aku pun hehari da lebam peha dok langgar meja..

bak kata kawan aku....ko pioneer..mana tau leh jd top management..
mana tau aku jadi Head of DCC ke kan..
suatu hari nnt..Amin..

letihla menaip dgn kelajuan maksimum dan kesalahan ejaan pun maksimum..
aku ada 1 lagi submission sebelum balik..
8 documents.. 2 copy.. ada sesapa leh tolong???
hehehehe


have fun!!